Порядок роботи зі зверненнями та організації особистого прийому громадян

Порядок
роботи зі зверненнями та організації особистого прийому громадян
у апараті Катеринопільської селищної ради, її виконавчого комітету,

виконавчих органах ради

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок визначає процедуру приймання, попереднього опрацювання, реєстрації, розгляду звернень громадян, здійснення контролю за результатами розгляду звернень громадян та дотриманням строків їх розгляду, ведення діловодства за зверненнями громадян у апараті селищної ради, її виконавчого комітету, виконавчих органах ради.

1.2. Цей Порядок розроблено відповідно до статті 40 Конституції України, Закону України "Про звернення громадян" (далі - Закон), Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" (далі - Інструкція № 348), від 24 вересня 2008 року № 858 "Про затвердження Класифікатора звернень громадян", інших нормативно-правових актів з питань звернень громадян. 

1.3. Розгляд звернень у апараті селищної ради, її виконавчого комітету, виконавчих органах ради є складовою механізму реалізації прав громадян на внесення до органів місцевого самоврядування пропозицій щодо поліпшення їх діяльності, викриття недоліків у роботі та оскарження дій посадових осіб.

1.4. Реалізація визначених законодавством повноважень передбачає забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об’єктивного і своєчасного розгляду звернень громадян з метою оперативного розв’язання порушених у них питань, задоволення законних вимог громадян, поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням.
        1.5. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.
        1.6. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому законодавством порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.

1.7. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства у порядку, встановленому Інструкцією № 348, і покладається на спеціально призначених посадових осіб, що організовують роботу зі зверненнями громадян.

2. Організація роботи з питань приймання,
попереднього опрацювання та реєстрації звернень громадян

2.1. Усі звернення, адресовані керівництву селищної ради, підлягають обов’язковому попередньому розгляду,  який здійснюється працівниками відділу правового забезпечення та звернень громадян апарату селищної ради, її виконавчого комітету.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні.

2.2. Звернення може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне). Звернення може бути усним (викладеним громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку) чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином особисто, чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до законодавства України (у тому числі під час особистого прийому). Письмове звернення також може бути надісланим з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).
        В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.
        2.3. Письмові (електронні) звернення громадян мають бути оформлені відповідно до вимог статті 5 Закону. У зверненні зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина та викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове (електронне) звернення має бути надруковане або написане від руки розбірливо і чітко, підписане заявником (групою заявників) із зазначенням дати.

2.4. Усні звернення, які надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку без надання громадянами відомостей відповідно до вимог частини сьомої статті 5 Закону, вважаються анонімними. Письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, зі змісту яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними.
        2.5. Реєстрація звернень громадян здійснюється у журналах реєстрації звернень громадян та обліку особистого прийому громадян. Кожному зверненню громадянина встановлюються відповідний реєстраційний індекс та дата реєстрації. Реєстраційний індекс звернень громадян може складатися із частин, які відокремлюються одна від одної тире або рискою. У разі потреби реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначками.
Реєстраційний індекс звернень громадян має дві обов’язкові частини:
перша частина - формується з початкової літери прізвища заявника, а якщо звернення колективне, то перша частина індексу повинна містити позначку "КО". У разі визначення звернення на етапі попереднього розгляду анонімним перша частина реєстраційного індексу повинна містити позначку "Б/П"; друга частина - порядковий реєстраційний номер.
        2.6. Реєстраційний індекс та дата реєстрації проставляються у вигляді реєстраційного штампа в нижньому правому куті або на іншому вільному від тексту місці першої сторінки документа, крім місця, призначеного для підшивання.
        2.7. На вимогу особи, яка подала письмове звернення, на першому аркуші копії (другого примірника) звернення проставляється відбиток реєстраційного штампа і така копія (другий примірник) повертається громадянинові.

3. Розгляд звернень громадян

        3.1. Звернення та скарги, що надійшли від інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", розглядаються селищним головою або посадовою особою, яка виконує його повноваження особисто. Звернення громадян, які мають установлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

       3.2. Звернення громадян розглядаються відповідно до розподілу обов’язків між селищним головою, секретарем селищної ради, першим заступником, заступниками селищного голови, керуючим справами виконавчого комітету.

        3.3. Працівники відділу правового забезпечення та звернень громадян апарату селищної ради, її виконавчого комітету передають звернення для накладання резолюції селищному голові або посадовій особі, яка виконує його повноваження.

Опрацювання звернень громадян структурними підрозділами селищної ради здійснюється згідно з резолюцією та спрямовується на об’єктивне вирішення порушених авторами звернень питань, підготовку, супроводження, прийняття рішення про усунення причин і умов, які спонукають авторів скаржитись, надання відповідних роз’яснень, у тому числі за результатами вивчення та перевірки на місцях викладених у зверненнях обставин, проведення інших заходів.

3.4. Не допускається розголошення одержаних із звернень громадян персональних даних без їх згоди чи відомостей, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, конфіденційної та іншої інформації, якщо це обмежує права й законні інтереси громадян.
        Не допускається з’ясування даних про особу громадянина, які не стосуються звернення.

3.5. Звернення, оформлене без дотримання вимог статті 5 Закону, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше, ніж через десять днів від дня надходження.

3.6. Повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними, розгляду не підлягають.
Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається керівництвом селищної ради, про що повідомляється особі, яка подала звернення.  Якщо в повторному зверненні громадянин разом з питаннями, що вже розглядались і на які була надана вичерпна відповідь або за якими прийняте відповідне рішення, звертається з іншими питаннями, новими фактами, то звернення не є повторним і розглядається в установленому законодавством порядку.

        3.7.Анонімні звернення розгляду не підлягають.
        3.8. За результатами розгляду колективного звернення відповідь надсилається тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адресу якого вказано.

        3.9. Для виконання резолюції головному виконавцю надається право скликати наради за участю виконавців, отримувати від них необхідну інформацію. Інформація від співвиконавців надається відповідальній особі (головному виконавцю) не пізніше ніж за п’ять днів до закінчення встановленого в резолюції терміну відповіді на звернення.
Посадова особа, зазначена в резолюції першою, повинна забезпечити підготовку узагальненої відповіді заявнику, беручи до уваги інформацію усіх виконавців.

4. Строки розгляду звернень громадян

         4.1. Строки розгляду звернень громадян обчислюються у календарних днях, починаючи з дня реєстрації таких звернень. Датою виконання звернення громадянина є дата реєстрації відповіді на нього.
         4.2. Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівництвом встановлюється необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

4.3. Звернення, що підлягає поверненню відповідно до статті 5 Закону, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше, ніж через десять днів від дня його реєстрації.

4.4. Якщо питання, порушені у зверненні, не належать до компетенції селищної ради, таке звернення відповідно до статті 7 Закону в строк не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявникові. У разі, якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно в той самий строк повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями.

4.5. Повідомлення щодо прийняття рішення про припинення розгляду звернення відповідно до частини другої статті 8 Закону надсилається у строк, визначений статтею 20 Закону.

5. Контроль за розглядом звернень громадян

5.1. Контроль за своєчасним розглядом звернень, виконанням доручень керівництва селищної ради покладається на керівників структурних підрозділів.
       5.2. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття їх на контроль.
       5.3. Звернення, на які даються попередні відповіді та інформації, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення та вжиття заходів щодо вирішення порушених у зверненні питань, в іншому випадку - інформація передається керівництву для ознайомлення та погодження продовження терміну або встановлення додаткового контролю, відповідне доручення направляється виконавцю.

6. Організація особистого прийому громадян

6.1. Особистий прийом громадян проводиться з метою реалізації громадянами конституційного права на звернення та оперативного вирішення актуальних питань на основі якісного та своєчасного розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян.

6.2. Особистий прийом громадян селищним головою, секретарем селищної ради, першим заступником,  заступниками селищного голови, керуючим справами виконавчого комітету проводиться в приймальні громадян селищної ради (смт Катеринопіль, вулиця Соборна,12, кімната 41а) в установлені графіком дні та години.

        Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня" проводиться першочергово.

6.3.  Працівники відділу правового забезпечення та звернень громадян Катеринопільської селищної ради організовують проведення особистого прийому громадян селищного голови, або посадової особи, яка виконує його повноваження.

Під час  запису громадян на особистий прийом проводиться співбесіда, за результатами якої з’ясовується:

прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, статус громадянина, зміст питання, викладеного по суті у письмовій формі;

вивчаються  попередні звернення, матеріали щодо їх розгляду, висновки, довідки, відповіді на  звернення.

6.4.   Під час особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають з ними у родинних відносинах.

6.5.   У разі  неможливості вирішити порушене громадянином питання безпосередньо під час особистого прийому, його звернення розглядається у порядку, встановленому для письмових звернень. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина.

6.6.   Звернення громадян, подані на особистих прийомах реєструються  відповідно до Інструкції № 348.

7. Зберігання матеріалів
діловодства за зверненнями громадян

7.1. Формування справ та зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян здійснюється в порядку, встановленому Інструкцією № 348.

7.2. Схоронність справ та зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян здійснюються у відділі правового забезпечення та звернень громадян апарату селищної ради, її виконавчого комітету , у  виконавчих органах селищної ради зі статусом юридичної особи публічного права.