Як бізнесу підготуватися до переходу на електронну форму товарно-транспортної накладної?
Наказ Мінінфраструктури № 413 «Про внесення Змін до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні», який набрав чинності від 12 липня 2019 р., запровадив оформлення ТТН в електронній формі.
Вже сьогодні при формуванні е-ТТН можна відмовитися від паперових товарно-транспортних накладних на користь електронних, що дозволяє, зокрема:
- миттєво погоджувати та підписувати з контрагентами документи на вантажоперевезення;
- унеможливити втрату документів, як це буває з паперовими документами;
- забезпечити прозорість бізнес-процесів.
З 1 серпня 2022 року використання е-ТТН для загальної групи товарів стане обов’язковим по всій території України (у випадку, якщо вантажоотримувачем є юрособа), а паперова ТТН стане непотрібна.
До цього періоду здійснюється доопрацювання самої системи та поступовий перехід бізнесу на електронний формат ТТН через під’єднання до одного з Провайдерів електронного документообігу, що під’єданались до системи та пройшли сертифікацію.
Уже зараз компанія може почати роботу з одним із провайдерів, а саме “Вчасно”, “Документ-онлайн”, EDIN, “ППЛ 33-35”, MEDoc, “Совтес”, “Смарттендер”, “Оптіма ДОК”, щоб 1 серпня, коли застосування е-ТТН стане обов’язковим, бути повністю готовою до цього.
Реалізація проєкту «Цифра замість паперу – впровадження е-ТТН в Україні» здійснюється за підтримки USAID / UK aid проєкту “Прозорість та підзвітність у державному управлінні та послугах/ TAPAS”.
Планується, що до 1 березня 2022 року буде завершено розроблення центральної бази даних – єдиного реєстру товарно-транспортних накладних, а до 1 квітня 2022 року буде здійснено супровід інтеграцій провайдерів до оновленої системи та її тестування.
Щодо запуску е-ТТН для спеціальних груп товарів, зокрема спирту та алкогольних напоїв, нафтопродуктів, хліба, молока, то у планах він відбудеться не раніше 2023 року.
Повноцінний перехід на е-ТТН для спецгруп вимагає комплексного опрацювання цього питання значною кількістю міністерств та відомств, особливо Державною податковою службою. Для цього необхідні внесення змін до нормативно-правових актів та опрацювання архітектури взаємодії між наявними системами в інших органах із електронним реєстром е-ТТН.
Важливо розуміти, що нині, до 1 серпня, навіть за умови використання електронних форм ТТН всіма трьома учасниками, бізнес все одно повинен мати одну паперову копію з усіма підписами. Саме її вимагають інспектори Державної служби з безпеки на транспорті, оскільки їм поки бракує обладнання для перевірки електронних документів та вони не мають доступу до реєстру е-ТТН.
Створювати е-ТТН українські підприємці можуть на популярних платформах електронного документообігу, де створюють особистий електронний кабінет.
Однак, щоб процеси обробки електронних документів працювали належним чином, і всі учасники ланцюга могли обмінюватися ними – і відправник, і транспортна компанія, і вантажоодержувач повинні використовувати систему електронного документообігу, яка має інтеграцію з реєстром товарно-транспортних накладних Міністерства інфраструктури України. Власне вона й повинна забезпечувати так звану інтероперабельність.
Мається на увазі, що представники бізнесу можуть обрати для співпраці будь-якого провайдера з тих, що пройшли сертифікацію. Неважливо, з яким провайдером буде працювати вантажовідправник, з яким вантажоотримувач, а з яким перевізник – дані в е-ТТН будуть певним чином синхронізуватися через реєстр товарно-транспортних накладних Мінінфраструктури і стануть доступними для кожної із сторін вантажоперевезення, навіть якщо у кожної з них інший провайдер.
Відмітимо, що з 1 серпня 2022 року обов’язковими е-ТТН стануть для бізнесу, який перевозить товари загальної групи, і де отримувачем товару є юридична особа.
Для випадків, коли отримувачем є фізична особа, інструменти для е-ТТН буде розроблено дещо пізніше. Зараз це складно організувати з низки причин, зокрема через те, що кінцеві споживачі здебільшого не мають електронних підписів.
Для спеціальних груп товарів вимога про наявність е-ТТН з 1 серпня 2022 року не поширюється. Це також пов’язано з тим, що, наприклад, у бізнесу, який працює у галузі виробництва спирту і алкогольних виробів, уже є свій реєстр і його потрібно буде інтегрувати в Систему е-ТТН. На це потрібен певний час та низка ухвалених нормативно-правових актів. Тому електронна форма ТТН для спеціальних груп товарів може стати обов’язковою з 2023 року.
Дані про е-ТТН міститимуться у реєстрі товарно-транспортних накладних Міністерства інфраструктури України. Варто зазначити, що у самому реєстрі для загальної групи товарів не зберігатимуться документи про торговельно-транспортні операції. Система не накопичуватиме дані про ціну, кількість товару тощо. Її завданням буде зібрати метадані про ТТН учасників процесу перевезень, точок, з якої та в яку прямує товар, вагу товару та його групу – загальна чи спеціальна. У системі зберігається посилання на автора кожного документу. Той, хто його створив, також реєструє сторони ТТН, система фіксує та наповнює так званий конвеєр подій, доступний для кожної сторони, саме за допомогою цього механізму забезпечується обмін даними між усіма учасниками. Якщо хтось із них прийде в систему з будь-якого провайдеру ЕДО, що приєднався до неї – він отримає всі свої документи.
Від усіх учасників процесу перевезень, тобто для вантажовідправника, перевізника та вантажоотримувача, або їх представників необхідні будуть кваліфіковані електронні підписи (КЕП).
Тобто, КЕП повинні бути в осіб-представників учасників е-ТТН, що відповідальні за здійснення господарських операцій на кожному етапі перевезення.
Щонайменше має бути один підпис (КЕП) від учасника. але є можливість накласти КЕП двом і більше представникам учасника. Наприклад, від імені вантажовідправника документ можуть підписати комірник, бухгалтер та директор.
Загалом схема створення, використання і закріплення е-ТТН за допомогою електронного підпису виглядає таким чином.
Після завантаження вантажу вантажовідправник оформлює е-ТТН за допомогою свого гаджета, прикріплює супровідні документи на вантаж та підписує е-ТТН за допомогою КЕП. Одразу після цього е-ТТН автоматично реєструється у реєстр товарно-транспортних накладних Міністерства інфраструктури України і стає доступною для всіх учасників процесу перевезення.
Перевізник отримує е-ТТН, перевіряє вантаж і підписує е-ТТН за допомогою КЕП. Від цього статус е-ТТН у ЦБД змінюється і вантаж може вирушати до пункту призначення.
Вантажоотримувач перевіряє за е-ТТН стан вантажу, приймає вантаж та підписує е-ТТН за допомогою КЕП. Таким чином, статус е-ТТН у ЦБД оновлюється, а життєвий цикл е-ТТН завершується.
Отже, порядок використання е-ТТН виглядає наступним чином:
- Відправник формує е-ТТН, накладає електронний підпис на е-ТТН та відправляє її перевізнику;
- Перевізник (водій) підписує е-ТТН електронним підписом і за потреби одразу відправляє її вантажоотримувачу;
- Один екземпляр друкується (для пред’явлення в разі перевірки на дорозі), і теж підписується (вже звичайним «живим» підписом) відправником та перевізником;
- Вантажоотримувач після отримання вантажу підписує електронним підписом отриману е-ТТН та відправляє перевізнику та обов’язково замовнику для сплати за послуги перевезення.
